Check lista organizacji konferencji – o czym należy pamiętać

2 miesiące ago admin 0

Organizowanie konferencji to bez wątpienia ważne i odpowiedzialne zadanie, ponieważ klient powierza nam ważną dla niego kwestię. Dlatego też warto dobrze przygotować się do tej pracy i skrupulatnie wykonać powierzone nam zadania. Na czym warto się skupić i co zrobić, żeby niczego nie pominąć? Świetnym rozwiązaniem jest sporządzenie tak zwanej check listy, dzięki której nie zapomnimy o ważnych sprawach związanych z organizacją wydarzeń.

Miejsce konferencji i otoczenie

Kluczowym punktem jest wybór odpowiedniego miejsca dla naszego wydarzenia. Powinniśmy zwrócić uwagę na hotele oferujące odpowiedniej wielkości sale konferencyjne. Zazwyczaj w hotelu możemy liczyć na odpowiednią obsługę oraz wyżywienie. Warto zwrócić uwagę, czy wybrany przez nas hotel znajduje się w dobrym miejscy pod względem dojazdu i czy w okolicy znajdują się jakieś atrakcje, z których goście mogliby chcieć skorzystać po spotkaniu.

Lista gości – czyli podstawa każdej konferencji

Przygotowanie wcześniej listy gości sprawi, że unikniemy niezręcznych sytuacji i pominięcia ważnych dla spotkania osób. Warto pamiętać o tym elemencie i przygotować go odpowiednio wcześnie.

Catering na konferencję – czym się kierować?

Posiłki to ważny element wszystkich konferencji i spotkań biznesowych. Warto wybrać sprawdzonych dostawców żywności, by nie rozczarować gości i klientów. Dobrze wybrać kogoś poleconego przez znajomych, by uniknąć rozczarowania. Warto też zwrócić uwagę na opinie i oceny danego dostawcy zamieszczane przez klientów w internecie.

Firma cateringowa powinna dostarczyć nam świeże i sprawdzone posiłki. Warto już wcześniej podać takiej firmie ilość osób i przedstawić preferowane przez nas posiłki. Należy pamiętać, aby firma ta oferowała dania specjalne takie jak: posiłki wegetariańskie i wegański, bezglutenowe i bezlaktozowe, gdyż coraz więcej osób ze względów zdrowotnych i światopoglądowych preferuje tego typu dania.

Plan „B” i alternatywne rozwiązania

Warto również posiadać alternatywne opcje miejsca i cateringu, by w razie niepowodzenia nie zostać bez sali i wyżywienia. Warto również dobrze rozplanować nasz budżet.